Die ehrliche Antwort vorweg: „Was kostet IT-Betreuung?" ist ungefähr so präzise wie „Was kostet ein Auto?". Es hängt von Größe, Anspruch und Nutzung ab. Was wir hier liefern: realistische Größenordnungen für österreichische Kleinunternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitenden, ohne Marketing-Schaum, mit konkreten Rechenbeispielen.
Aus welchen Kostenblöcken IT-Betreuung besteht
IT-Betreuung sieht von außen oft nach einer Summe aus. Tatsächlich gibt es drei verschiedene Kostenblöcke, die unterschiedlich kalkuliert werden:
1. Einmalige Setup-Kosten
Alles, was beim erstmaligen Aufsetzen oder bei einem Anbieterwechsel passiert: Domain registrieren oder umziehen, E-Mail-Postfächer einrichten, Website neu bauen oder migrieren, Hosting konfigurieren, Sicherheit härten, Dokumentation erstellen. Bei seriösen Anbietern wird das als Festpreis nach Bestandsaufnahme angeboten — nicht stundenweise abgerechnet.
Realistische Range in Österreich für Kleinunternehmen: €1.500 bis €5.000, je nach Komplexität (Datenmigration, Anzahl Postfächer, Website-Größe, vorhandene Altsysteme).
2. Laufende monatliche Betreuung
Backups testen, Updates einspielen, Monitoring, Security-Checks, Erreichbarkeit bei Fragen, kleinere Anpassungen. Wird typischerweise als monatliche Pauschale mit inkludiertem Stundenkontingent angeboten — alternativ als reines Stundenkontingent („wir machen Stunden", weniger planbar).
Realistische Range in Österreich: €100 bis €500 pro Monat für Kleinunternehmen. Genauer Preis hängt ab vom inkludierten Stundenkontingent, von garantierten Reaktionszeiten und davon, wie viel Verantwortung der Dienstleister tatsächlich übernimmt.
3. Durchlaufende Kosten (Hosting, Lizenzen, Domains)
Das sind die Kosten, die ohnehin anfallen würden — Hetzner-Hosting, Domain-Gebühren, Microsoft 365 oder Google Workspace Lizenzen, ggf. Backup-Storage. Werden bei seriösen Anbietern transparent 1:1 weitergegeben, nicht mit Marge versehen.
Realistische Range: €15 bis €80 pro Monat für ein typisches Kleinunternehmen, je nach Anzahl Postfächer und Hosting-Größe.
Drei konkrete Beispiel-Szenarien
Die folgenden Szenarien sind keine realen Kunden, sondern typische Konstellationen aus der Praxis. Sie sollen Ihnen helfen, Ihr eigenes Setup grob einzuordnen.
Beispiel 1: Solo-Steuerberater oder EPU (1 Person)
Konstellation: Eine Person, eine Domain, ein E-Mail-Postfach, einfache Website (5–10 Seiten), kein komplexes Setup im Hintergrund. Typische Anforderung: alles funktioniert, sicher konfiguriert, niemand will sich täglich darum kümmern.
- Setup (einmalig): ab €1.890
- Laufende Betreuung: ab €129/Monat (1 Stunde inkludiert)
- Hosting/Lizenzen (durchlaufend): ca. €15–€25/Monat
- Jahreskosten Jahr 1: ca. €3.500–€3.800
- Jahreskosten ab Jahr 2: ca. €1.700–€2.000
Beispiel 2: 5-Personen-Kanzlei oder Praxis
Konstellation: 5 Mitarbeitende, 3–5 E-Mail-Postfächer, bestehende Domain wird übernommen, einfache Website, Anbindung an eine Branchen-Software (z. B. Steuerberatungs-Software, Praxisverwaltung). MFA für alle Zugänge, regelmäßige Backups.
- Setup (einmalig): ab €2.290
- Laufende Betreuung: ab €249/Monat (2 Stunden inkludiert, Business-Paket)
- Hosting/Lizenzen (durchlaufend): ca. €30–€60/Monat
- Jahreskosten Jahr 1: ca. €5.700–€6.500
- Jahreskosten ab Jahr 2: ca. €3.300–€3.700
Beispiel 3: 15-Personen-Agentur oder Dienstleister
Konstellation: 15 Mitarbeitende, 10–15 E-Mail-Postfächer, mehrere Domains, Website mit Custom-Funktionalität, ggf. eigenes Tool oder Cloud-Speicher mit größeren Datenmengen. Höhere Anforderungen an Reaktionszeit, da IT-Ausfall direkter Geschäftsausfall ist.
- Setup (einmalig): individuell, typisch €3.000–€5.000
- Laufende Betreuung: ab €499/Monat (3 Stunden inkludiert, Priority-Paket) oder Custom
- Hosting/Lizenzen (durchlaufend): ca. €60–€150/Monat
- Jahreskosten Jahr 1: ca. €10.000–€13.000
- Jahreskosten ab Jahr 2: ca. €6.700–€8.000
Was die Kosten nach oben treibt
- Datenmigration aus alten Systemen (alte E-Mails, alte Datenbanken)
- Sehr viele Postfächer oder mehrere Domains
- Vor-Ort-Bedarf außerhalb des Kerngebiets
- Compliance-Sonderwünsche (eigene Audit-Logs, Pentests, ISO-Anforderungen)
- Branchen-Software, die nicht standardisiert läuft
- Erhöhte Erreichbarkeit (24/7, Wochenenden) — meist als Custom-Paket
Was Sie an versteckten Kosten vermeiden sollten
Drei häufige Fallen, die Setup-Angebote günstig aussehen lassen, aber später teuer werden:
- Lock-in: Domain, Hosting oder Daten liegen formal beim Anbieter — Wechsel wird zur Verhandlungssache.
- Pseudo-Festpreis: „ab €X" ohne klare Leistungsabgrenzung — Mehrarbeit kommt nachträglich dazu.
- Unklare Stundensätze: Mehrarbeit zum Stundensatz, aber ohne Angabe wie hoch — Überraschung garantiert.
- Marge auf durchlaufende Kosten: Hosting und Lizenzen werden mit 30–50 % Aufschlag weiterverkauft.
Seriöse Angebote nennen: einen schriftlichen Festpreis vor Auftrag, klare Leistungsabgrenzung, transparente Hosting- und Lizenzkosten (1:1 durchgereicht), einen festen Stundensatz für Mehrarbeit. Wenn das fehlt, ist das ein Signal.
Wie viel günstiger ist ein Freelancer oder Familienmitglied?
Auf dem Papier deutlich. In der Praxis hängt es daran, was bei Krankheit, Umzug, Streit oder Wegfall passiert. Wenn die Person geht, geht oft auch das Wissen über Zugänge, Konfigurationen und Notfall-Prozeduren. Dokumentation und Übergabefähigkeit sind keine Sache des Stundensatzes — sondern eine Sache der Arbeitsweise.
Faustregel: Wenn Sie auf Ihre IT geschäftskritisch angewiesen sind, ist der „günstigste" Anbieter selten der wirtschaftlichste. Ein gut dokumentiertes Setup kostet im ersten Jahr mehr, spart aber bei jedem Anbieterwechsel und bei jedem Vorfall.
Fazit: realistische Erwartung
Wer für ein 5-Personen-Unternehmen weniger als €100/Monat für „professionelle IT-Betreuung" angeboten bekommt, sollte hellhörig werden — das geht entweder zu Lasten der Reaktionszeit oder zu Lasten der Dokumentation oder beides. Wer über €600/Monat zahlt, ohne dass ein klarer Mehrwert dahintersteht, zahlt für Strukturen, die für ein Kleinunternehmen oft überdimensioniert sind.
Der ehrlichste nächste Schritt: ein Erstgespräch, in dem konkrete Zahlen für Ihr konkretes Setup besprochen werden. Bei uns ist das kostenlos und unverbindlich.