Eine der häufigsten Fragen, die wir in Erstgesprächen hören: „Sollten wir nicht einfach jemanden einstellen, der sich um unsere IT kümmert?" Die ehrliche Antwort: kommt drauf an. Und sie hängt nicht nur an der Anzahl der Mitarbeitenden — sondern an der Art Ihrer IT-Abhängigkeit.
Drei häufige Konstellationen
Bevor wir in den Kostenvergleich gehen: die drei typischen Konstellationen bei österreichischen Kleinunternehmen.
Konstellation A: Familienmitglied oder Bekannter
Jemand im Umfeld kennt sich „mit Computern aus" und hilft bei Problemen. Funktioniert kurzfristig oft gut. Bricht typischerweise zusammen, wenn die Person umzieht, krank wird, einen anderen Job annimmt oder einfach keine Zeit mehr hat. Hauptproblem: keine Dokumentation, keine Übergabefähigkeit, kein klarer Vertrag bei Eskalation.
Konstellation B: Freelancer auf Abruf
Externer Einzelkämpfer, der nach Bedarf bezahlt wird. Stundensatz typisch €70–€120 in Österreich. Funktioniert gut für punktuelle Themen. Problem: schwer planbare Kosten, keine garantierte Erreichbarkeit, oft kein Backup-Konzept, wenn der Freelancer selbst ausfällt.
Konstellation C: Externer IT-Dienstleister mit Supportpaket
Vertraglich geregeltes Verhältnis mit monatlicher Pauschale, definiertem Stundenkontingent, schriftlichen Reaktionszeiten, klarem Eskalationspfad. Höhere Planbarkeit als Freelancer, aber typisch auch höhere fixe Kosten.
Konstellation D: Eigene IT-Person (Vollzeit oder Teilzeit)
Eigene Anstellung. Tiefes Verständnis Ihres spezifischen Setups, sofort verfügbar. Problem: hohe Gesamtkosten (Gehalt, Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit), Single Point of Failure bei einer Person, Wissensverlust bei Kündigung.
Was eine eigene IT-Person tatsächlich kostet
Damit der Vergleich fair ist: eine eigene IT-Fachkraft in Österreich kostet typischerweise:
- Vollzeit: €45.000 bis €70.000 brutto/Jahr (Junior bis Senior, Stand 2026)
- Plus Lohnnebenkosten (~30 %): ca. €15.000–€21.000/Jahr
- Arbeitsplatz, Hardware, Software, Schulungen: ca. €3.000–€8.000/Jahr
- Gesamt: ca. €65.000 bis €100.000 pro Jahr für eine Vollzeit-IT-Person
Bei Teilzeit (20 h/Woche) etwa die Hälfte. Wichtig: das ist noch *ohne* den Backup-Plan für Urlaub, Krankheit oder Kündigung — der ist bei einer einzelnen Person ohnehin nicht abgedeckt.
Was ein externer Dienstleister tatsächlich kostet
Im Vergleich dazu, was ein typisches Kleinunternehmen mit externem Supportpaket zahlt:
- Flex-Paket (1 h/Monat inkl.): ab €1.548/Jahr
- Business-Paket (2 h/Monat inkl.): ab €2.988/Jahr
- Priority-Paket (3 h/Monat inkl.): ab €5.988/Jahr
- Plus Mehrarbeit zum Stundensatz, wenn das Kontingent überschritten wird
- Plus durchlaufende Hosting-/Lizenzkosten: typisch €200–€2.000/Jahr
Selbst mit großzügiger Mehrarbeit liegt ein externer Dienstleister für ein Kleinunternehmen typischerweise bei €4.000 bis €15.000 pro Jahr — eine Größenordnung unter einer eigenen IT-Person.
Wann eine eigene IT-Person trotzdem sinnvoll ist
Trotz des Kostenunterschieds gibt es Fälle, in denen eine eigene IT-Person wirtschaftlich oder strategisch sinnvoll ist:
- Sie haben 30+ Mitarbeitende und kontinuierlich täglichen IT-Bedarf.
- Ihre IT ist Ihr Produkt oder zentraler Wettbewerbsvorteil (z. B. Software-Hersteller, IT-Dienstleister selbst).
- Sie haben Compliance-Anforderungen, die durchgängige interne Kontrolle erfordern (selten bei <50 MA).
- Sie haben sehr individuelle Systeme, die nur jemand vor Ort dauerhaft sinnvoll betreuen kann.
Wann externer Dienstleister klar besser ist
- Sie haben 1–25 Mitarbeitende — eine Person hätte zu wenig zu tun, eine halbe Stelle ist schwer zu besetzen.
- Ihr IT-Bedarf ist hauptsächlich „Wartung + gelegentliche Änderungen" — keine ständige Entwicklung.
- Sie wollen Planbarkeit statt Personalverantwortung.
- Sie wollen kein Single Point of Failure (Krankheit, Urlaub, Kündigung der einen IT-Person).
- Sie wollen Zugriff auf breites Wissen statt einer Person mit Spezialgebiet.
Was viele übersehen: die Hybrid-Option
In der Realität ist die saubere Trennung „intern oder extern" oft nicht die beste Lösung. Viele Kleinunternehmen fahren gut mit einer Mischung:
- Eine interne Person als „IT-Verantwortliche" — typischerweise jemand aus dem Team, der ohnehin technikaffin ist.
- Diese Person ist Anlaufstelle für tägliche Kleinigkeiten und Kommunikation mit dem externen Dienstleister.
- Externer Dienstleister übernimmt Setup, Hosting, Sicherheit und größere Eingriffe.
- Dokumentation und Notfall-Prozesse liegen schriftlich vor — bei beiden Parteien.
Dieser Ansatz funktioniert gut, weil die interne Person keinen Spezialistentitel braucht — sie muss nur wissen, wer wann zu kontaktieren ist und wo die Dokumentation liegt.
Fazit: eine Faustregel
Unter 25 Mitarbeitenden in einem IT-„normalen" Geschäft (also nicht IT als Kernprodukt) ist ein externer Dienstleister mit Supportpaket fast immer wirtschaftlicher und resilienter als eine eigene IT-Person. Ab 30–50 Mitarbeitenden wird die Rechnung uneindeutig. Ab 50+ ist eine interne IT-Stelle in Kombination mit externen Spezialisten typischerweise die robusteste Lösung.
Egal welcher Weg: Was zählt, ist nicht die Frage „intern oder extern", sondern dass jemand klar verantwortlich ist, dass es Dokumentation gibt und dass im Notfall niemand erst stundenlang Passwörter suchen muss.